Compartimos en esta entrada el concepto 220 - 154350 emitido por la Superintendencia de Sociedades, mediante el cual se resuelve una consulta relacionada con documentos de libranza y su validez frente a nuevos pagadores o empleadores , en los siguientes términos:
Consulta textual:
“PRIMERO: En los casos en que se da un cambio de empleador teniendo suscrita una libranza con una entidad operadora y en la que no está dirigida a ningún empleador, ¿se entenderá el envío de esta al nuevo empleador como suficiente para la continuidad de la autorización de descuento directo, como se establece en el artículo 7 de la Ley 1527 de 2012 o se deberá realizar una nueva libranza donde se especifique el empleador que deberá proceder con las deducciones?”
En primer lugar, procede mencionar que la libranza se trata de un documento originado por un empleado, contratista o pensionado, por medio del cual autoriza a su empleador o pagador, a descontar con la periodicidad allí indicada de su salario o mesada pensional, una suma específica a favor de la entidad operadora de libranza a través de la cual adquirió un bien, un servicio, o le fue otorgado un préstamo de dinero.
Dicho mecanismo de pago fue estructurado en atención a la prohibición general a los empleadores de que da cuenta el artículo 59 del Código Sustantivo del Trabajo2 , que cobija igualmente a los pagadores de mesadas pensionales según el artículo 2º del Decreto 1073 de 20023 , de deducir suma alguna de los salarios y prestaciones en dinero de los empleados, para el primer caso, y de las mesadas, en el segundo, sin que medie autorización expresa y por escrito del empleado o pensionado, respectivamente.
Por su parte, el artículo 7º de la ley 1527 de 2012 prevé que “En los eventos en que el beneficiario cambie de empleador o entidad pagadora, tendrá la obligación de informar de dicha situación a las entidades operadoras con quienes tenga libranza, sin perjuicio de que la simple autorización de descuento suscrita por parte del beneficiario, faculte a las entidades operadoras para solicitar a cualquier empleador o entidad pagadora el giro correspondiente de los recursos a que tenga derecho, para la debida atención de las obligaciones adquiridas bajo la modalidad de libranza o descuento directo. (…)”
Del precepto anterior se desprende que, frente al cambio de empleador o pagador, le asiste al beneficiario la obligación de informar dicha situación a la operadora de libranza, pero en todo caso la simple autorización de descuento suscrita por parte del beneficiario, faculta a la entidad operadora para solicitar a cualquier empleador o entidad pagadora el giro de los recursos derivados de las obligaciones adquiridas en la modalidad de libranza.
“SEGUNDO: ¿La libranza debe contener expresamente el monto de la obligación a pagar, la cantidad y precio de las cuotas? o ¿Estos espacios se pueden dejar en blanco dentro de la libranza para que la entidad operadora solicite la aplicación de una deducción que considere suficiente para dar cumplimiento a la obligación teniendo en cuenta que se podrá realizar la deducción al empleador siempre y cuando no supere el 50% del salario mínimo legal vigente?”
Esta Oficina considera que un documento de libranza no puede tener espacios en blanco porque, precisamente, una de las condiciones que la Ley 1527 de 2012 exige de la libranza es que se trate de una autorización “expresa”, es decir, específica, determinada y clara.
Súmese que conforme lo determina el artículo 6º de la Ley 1527 de 2012, le asiste la obligación al empleador o pagador de efectuar el descuento de las sumas de dinero que haya de pagar a su empleado, contratista o pensionado, los valores que éstos adeuden a la operadora de libranza, previo consentimiento de éstos, pero sujeto a los términos establecidos entre ambas partes que condicionan el otorgamiento del crédito, especificados en la misma libranza o en documento anexo a ésta.
Dicha autorización para el descuento, en todo caso, debe otorgar al pagador certeza sobre los términos de otorgamiento del crédito convenido entre el beneficiario y la entidad operadora, no de otra forma conocería el empleador o la entidad pagadora, los valores exactos a descontar, su periodicidad y el plazo del préstamo.
“TERCERO: La entidad operadora al no estar especificando el monto de la obligación, valor y cantidad de cuotas a deducir dentro del texto de la libranza, ¿Podrá enviar al nuevo empleador un documento adicional en el que le brinde esta información para que este pueda proceder con la deducción? ¿Se pueden tomar como válidas estas condiciones expresadas por la entidad operadora y que no constan en ningún documento suscrito por el empleado beneficiario del crédito?”
Si el documento anexo la que hace referencia cumple con las condiciones legales de la libranza previstas en el artículo 3 de la Ley 1527 de 2012, a juicio de esta Oficina, podría constituirse en instrumento válido para suministrar toda la información requerida por el nuevo empleador o pagador para efectuar las retenciones al salario, honorarios o mesada pensional del beneficiario y efectuar el giro a la operadora de libranza, documento que deberá mencionar que da alcance a la libranza y, en todo caso, contener la firma del beneficiario.
Un documento anexo que pretenda suplir los vacíos de una libranza, si no se presenta en las condiciones antes anotadas, no cuenta con valor alguno para suplir los vacíos de la libranza presentada en forma incompleta.
“CUARTO: ¿Puede tomarse como válida y por lo tanto proceder con las deducciones al trabajador, una libranza en la que no figure ningún tipo de información que permita la identificación tanto del empleado beneficiario del crédito, como del empleador, a excepción de la simple indicación de un nombre y apellido, que no permite identificar si efectivamente se trata de un empleado de la empresa?”
Un documento que no indique en forma clara, detallada y específica el nombre del empleado, del empleador, del monto del crédito, los descuentos y su periodicidad, así como la firma e identificación del beneficiario con la autorización expresa del descuento, no cumple con los requisitos establecidos en el artículo 3º de la Ley 1527 de 2012 y no tiene el alcance del crédito de libranza descrito en la ley.
Conozca el texto completo del concepto: