Compliance: Conozca qué es y cómo es posible su implementación en una Propiedad Horizontal
La world Compliance association define el "Compliance" Como un conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados por las organizaciones para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos.
De esta forma, se puede considerar el cumplimiento como una función específica dentro de las organizaciones, encaminada a detectar y gestionar los riesgos de incumplimiento de las obligaciones regulatorias bajo las que opera. El incumplimiento de una ley, o de determinada normativa, puede suponer sanciones legales de orden civil, comercial, laboral, administrativo y/o económicas, entre otras.
Así pues, la función del Compliance es establecer estándares y procedimientos adecuados para evitar incumplimientos. Además, supervisa y controla que éstos se cumplan en toda la organización.
1. ¿Existe un marco normativo para el Compliance en Colombia?
El modelo del Compliance en Colombia actualmente no se encuentra regulado en nuestro ordenamiento jurídico. su aplicación depende de la normatividad que le sea aplicable cada organización (Ley 675 de 2001) y cuya implementación del esquema preventivo, esté orientado al cumplimiento de esta. Su desconocimiento u omisión deriva en la imposición de sanciones contenidas en la norma de que le resulten aplicables.
2. ¿Cómo se puede implementar el Compliance en una propiedad horizontal?
A partir del diagnóstico de la Propiedad Horizontal y la expedición de comunicaciones internas que establezcan recomendaciones, estructuración de programas para el cumplimiento normativo. De esta manera, en el evento que la copropiedad sea requerida por una autoridad administrativa y/o judicial, podrá acreditar el cumplimiento de las normas que le son aplicables y en general, poner de presente que el Compliance se fundamentó en un diagnóstico preliminar del riesgo, que se implementaron programas de prevención y reacción a riesgos.
3. ¿Fases de implementación de un programa de Compliance?
Las Propiedades Horizontales deben definir y poner en marcha planes específicos en este sentido. La implementación de un programa de Compliance esta determinado por las siguientes etapas:
- Análisis en profundidad de la Propiedad Horizontal.Es un diagnóstico de la situación actual, así como de aspectos históricos relacionados con el cumplimiento legal.
- Identificación y evaluación de los riesgos legales presentes, así como determinar la probabilidad de que estos ocurran.
- Creación de procedimientos estándar para evitar los riesgos que se han reconocido
- Supervisión constante de la efectividad de las medidas que se están tomando.
- Establecer mecanismos que permitan resolver las incidencias legales que puedan surgir.
- Capacitar a todos los colaboradores de la copropiedad para que se involucren en el cumplimiento legal de sus actividades diarias.
4. ¿Qué es un Compliance Officer y cual seria su rol en un Propiedad Horizontal?
Para coordinar y supervisar todas las acciones señaladas en el numeral anterior, es posible crear el cargo de Compliance officer, cuya función principal es garantizar que todo lo que se hace en la copropiedad se ajusta al 100% a los requerimientos legales, evitando de esta manera la imposición de sanciones y pérdidas de tipo económico que afecten patrimonialmente a la Propiedad Horizontal.
El Compliance officer debe no sólo se encarga de supervisar los procesos desde el punto de vista legal, sino que también debe permanecer al tanto de los nuevos cambios que surgen en la legalidad vigente.
