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¿COMO DEBE SER EL MANEJO DATOS PERSONALES EN SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA EN LAS PROPIEDADES HORIZONT


Previo a dar respuesta al interrogante señalado en el titulo de esta publicación es preciso tener en cuenta las siguientes consideraciones:

FINALIDAD DE LOS SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

Los Sistemas de Videovigilancia o cámaras de seguridad implementados con la finalidad de garantizar la seguridad de bienes o personas implican la recopilación de imágenes de personas, es decir, de datos personales de acuerdo con la definición contenida en el literal c) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, entendido como “cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables”.

En consecuencia, el tratamiento de estos datos debe cumplir con los principios establecidos en la precitada norma, esto es, legalidad, finalidad, libertad, calidad o veracidad, seguridad, confidencialidad, acceso, circulación restringida y transparencia, así como las demás disposiciones contenidas en el Régimen General de Protección de Datos Personales.

Una vez hemos determinado la naturaleza de la información que recopilan los sistemas de videovigilancia procederemos a dar respuesta a las siguientes inquietudes:

1. ¿PUEDE UN PROPIETARIO, FAMILIAR O TERCERO AJENO A LA COPROPIEDAD SOLICITAR COPIA DE UNA GRABACIÓN DE NUESTRAS CÁMARAS DE SEGURIDAD?

Entorno a este planteamiento, es preciso indicar que si en la grabación de las cámaras de seguridad aparece quien solicita el acceso a la información, este se encuentra facultado para ejercer su derecho de acceso a las imágenes tratadas mediante el sistema de videovigilancia. Por lo tanto, cuando un titular ejerza este derecho, los responsables y encargados del tratamiento deben adoptar los procedimientos y las medidas necesarias para proteger los derechos de los demás titulares cuyos datos personales han sido objeto de tratamiento junto con los de quien solicita el acceso. Algunas de las medidas que pueden adoptarse son las siguientes:

• Establecer un procedimiento para acceder a las imágenes, que le permita a los responsables y encargados del tratamiento verificar la calidad de titular de quien solicita el acceso a la información.

• Requerir al titular solicitante datos como fecha, hora, lugar, entre otros, para facilitar la ubicación de la imagen y limitar al máximo la exposición de imágenes de terceros.

• Si en la imagen aparece un (unos) tercero(s) titular(es) de datos personales, se deberá contar con la autorización de dicho(s) tercero(s) para la entrega de la cinta o grabación.

• Si no se tiene la autorización de los terceros para divulgar la información contenida en la cinta o grabación requerida, los responsables y encargados del tratamiento deben garantizar la anonimización del (los) dato (s) del (los) tercero (s), tomando medidas encaminadas a tal fin, como hacer borrosa o fragmentar la imagen de dicho (s) tercero (s).

2. ¿SE DEBE ADVERTIR A LOS COPROPIETARIOS QUE ZONAS ESTÁN SIENDO MONITOREADAS CON CÁMARAS DE VIDEO?

Por parte de la copropiedad se debe informar a los titulares de datos personales que se encuentran en una zona de videovigilancia y obtener su autorización para el tratamiento de estos. Para ello, se pueden utilizar señales o avisos distintivos en las zonas de videovigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados. En los casos en que se realice grabación de audio también se debe informar sobre dicha situación a los titulares. Las señales o avisos implementados deben, como mínimo, cumplir con el contenido de un aviso de privacidad, a saber:

• Incluir información sobre quién es el Responsable del Tratamiento y sus datos de contacto.

• Indicar el Tratamiento que se dará a los datos y la finalidad de este.

• Incluir los derechos de los Titulares.

• Indicar dónde está publicada la Política de Tratamiento de la Información.

Adicionalmente, el aviso debe ser visible y legible teniendo en cuenta el lugar en el que opere el sistema de videovigilancia. El uso de la señal o aviso no exime del cumplimiento de las demás obligaciones contempladas por el Régimen General de Protección de Datos Personales para los responsables y encargados del Tratamiento.

3. RECOMENDACIONES ADICIONALES

Las propiedades horizontales como responsables del tratamiento de datos personales debe establecer de forma previa, los procedimientos relacionados con la recolección, mantenimiento, uso, supresión o disposición final de los datos personales y la atención de las peticiones, consultas y reclamaciones presentadas por los titulares, entre otros, de acu

erdo con el propósito o finalidad del sistema de videovigilancia. Los procedimientos deben ser documentados y socializados con el personal que tendrá acceso a los sistemas de videovigilancia de forma previa al inicio de la operación. Es importante hacer seguimiento al cumplimiento de los procedimientos establecidos. Por esta razón, deben realizarse auditorias periódicas.

En línea con lo anterior, la copropiedad debe observar las siguientes reglas:

• Solicitar y conservar prueba de la autorización de los Titulares para el Tratamiento de sus datos personales.

• Implementar sistemas de vigilancia sólo cuando sea necesario para el cumplimiento de la finalidad propuesta, respetando la dignidad y demás derechos fundamentales de las personas.

• Limitar la recolección de imágenes a la estrictamente necesaria para cumplir el fin específico previamente concebido.

• Informar a los Titulares acerca de la recolección y demás formas de Tratamiento de las imágenes, así como la finalidad del mismo.

• Conservar las imágenes sólo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad del sistema de videovigilancia.

• Suscribir cláusulas de confidencialidad con el personal que accederá a los sistemas de videovigilancia.

• No instalar sistemas de vigilancia en lugares donde la recolección de imágenes y, en general, el Tratamiento de estos datos pueda afectar la imagen o la vida privada e íntima de las personas. A partir de lo expuesto en el presente documento se resolvieron los interrogantes planteados entorno al manejo datos personales que deben cumplirse por parte de la copropiedad en lo referente a los sistemas de videovigilancia.

A partir de lo expuesto en el presente documento esperamos haber resuelto algunos interrogantes entorno al manejo datos personales que deben cumplirse por parte de la copropiedades sometidas al régimen de propiedad horizontal en lo referente a los sistemas de videovigilancia.


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