Compartimos en esta entrada el concepto No. 2-2020-027250 emitido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo mediante el cual se señala Cualquier persona jurídica, incluyendo sociedades comerciales, entidades sin ánimo de lucro (ESAL), cooperativas y copropiedades sometidas al régimen de propiedad horizontal, pueden celebrar sesiones de sus órganos máximos de dirección de manera permanente con arreglo a las reglas dispuestas por el artículo 148 del Decreto 019 de 2012, siempre y cuando se garantice el mantenimiento y conservación del quorum deliberatorio, y el acceso permanente de los asistentes a las deliberaciones que se surtan en la sesión respectiva, en los siguientes términos:
"Bogotá D.C, 28 de septiembre de 2020
Doctor
GUILLERMO DIAZ
Asunto : Consulta Decreto 398 de 2020 RAD. EXT20-00037493 Presidencia de la República.
Cordial saludo, En atención a su comunicación, radicada en la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República el 31 de marzo de 2020, remitida al ministerio y radicada con el No. 1-2020-021738 el 17 de septiembre de 2020, por medio de la cual solicita aclaraciones del Decreto 398 de 2020 "Por el cual se adiciona el Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, para reglamentar parcialmente el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, en lo referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas, y se dictan otras disposiciones".
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo se permite manifestar lo siguiente:
El Gobierno Nacional expidió el Decreto 398 de 2020, a través del cual se adiciona el Decreto Único del Sector Comercio, Industria y Turismo, en lo referente al desarrollo de reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas en sociedades comerciales sujetas al régimen de la Ley 222 de 1995.
El Decreto se sostiene en lo dispuesto por el Gobierno Nacional en la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 a través de la cual el Ministerio de Salud y Protección Social declaró la emergencia sanitaria, adoptando medidas para la contención del riesgo epidemiológico del virus COVID-19.
Decreto 398 de 2020 establece medidas inclinadas a evitar la congregación de personas en las reuniones ordinarias de los órganos de dirección de las sociedades comerciales, particularmente en razón a la celebración de Asambleas Generales dentro de los tres primeros meses del año en curso, para lo cual, se adicionó el Decreto 1074 de 2015, (Decreto Único del Sector Comercio, Industria y Turismo), con el capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2, el cual consta de un solo artículo, que comprende una serie de reglas
que podemos resumir así:
- Se reconoce la posibilidad de adelantar reuniones no presenciales al amparo del artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, o también mixtas (con asistentes presenciales y otros virtuales), con plenos efectos legales, siempre y cuando se pueda deliberar de manera simultánea o sucesiva (esto es, mediante correos electrónicos o mensajes de texto sucesivos).
- La garantía de deliberación no presencial por medios virtuales de forma simultánea o sucesiva, se predica sólo de los asistentes a la respectiva reunión total o parcialmente no presencial, no de la totalidad de los socios o asociados, aclaración fundamental que facilita la puesta a disposición de los medios de deliberación virtuales respectivos.
- Es responsabilidad del Presidente de la sesión respectiva verificar la identidad de los asistentes, especialmente de los no presenciales, a fin de validar su condición de miembros con capacidad de deliberación y voto en la reunión respectiva, pero adicionalmente deberá dejar constancia de la continuidad del quorum deliberatorio, es decir, que los medios empleados para adelantar la sesión de forma virtual deberán garantizar la permanencia de los participantes durante toda la reunión.
- Todas las demás disposiciones relacionadas con las reuniones presenciales de los órganos de dirección respectivos, resultan aplicables para las sesiones no presenciales de los mismos.
De otra parte, el Decreto 398 de 2020 incorpora una disposición transitoria según la cual, las sociedades que a la fecha de expedición del Decreto, es decir, al 13 de marzo de 2020 hubieren convocado a una reunión presencial ordinaria de su máximo órgano social, están habilitadas solo por este año a dar alcance a la convocatoria a la respectiva reunión hasta el día anterior a su celebración, a fin de precisar que la sesión respectiva será no presencial o virtual, indicando el medio tecnológico que se empleará para su realización, y la forma de acceder al mismo.
Es importante tener en cuenta que esta última posibilidad que brinda el artículo 2 transitorio del Decreto 398 de 2020, supone la necesidad de efectuar el ajuste o alcance a la convocatoria en la misma forma en que se realizó la citación inicial.
Ahora bien, enfocándonos en su inquietud, y para los efectos que nos ocupan, el artículo 3º del Decreto 398 de 2020 señala que “Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las reglas previstas en los artículos 1 y 2 del presente Decreto en la realización de reuniones no presenciales de sus órganos colegiados”.
Es indudable entonces la posibilidad sin excepción de dar alcance a las convocatorias para Asambleas Ordinarias de copropiedades sujetas al régimen de la Ley 675 de 2001 (Régimen de Propiedad Horizontal), como para cualquier otra persona jurídica (Asociaciones, fundaciones, cooperativas, etc) en los términos de los artículos 1 y 2 del Decreto 398 de 2020, frente a lo cual, podemos señalar las siguientes conclusiones:
a. Cualquier persona jurídica, incluyendo sociedades comerciales, entidades sin ánimo de lucro (ESAL), cooperativas y copropiedades sometidas al régimen de propiedad horizontal, pueden celebrar sesiones de sus órganos máximos de dirección de manera permanente con arreglo a las reglas dispuestas por el artículo 148 del Decreto 019 de 2012, siempre y cuando se garantice el mantenimiento y conservación del quorum deliberatorio, y el acceso permanente de los asistentes a las deliberaciones que se surtan en la sesión respectiva.
b. De igual forma, cualquier persona jurídica, incluyendo sociedades comerciales, entidades sin ánimo de lucro (ESAL), cooperativas y copropiedades sometidas al régimen de propiedad horizontal, pueden dar alcance a las citaciones que a la fecha hubieren realizado para las sesiones ordinarias de su Asambleas Generales, a fin de precisar que la reunión será realizada por medios virtuales o no presenciales, indicando en la comunicación respectiva -que debe efectuarse de la misma forma que la citación inicial-, el medio que será empleado para las deliberaciones y la forma de acceso al mismo. Esta posibilidad puede ejercerse hasta el día anterior a la fecha de la sesión inicialmente convocada.
c. Finalmente resulta necesario precisar que esta última facilidad otorgada por el Decreto 398 de 2020, solo resulta aplicable para reuniones ordinarias de los máximos órganos de dirección de las personas jurídicas respectivas (Asambleas Generales en el caso de las copropiedades), no para sesiones de otros órganos tales como los Consejos de Administración de las propiedades horizontales, ni para la citación a reuniones extraordinarias de tales Asambleas.
Esperamos que la respuesta emitida por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo sirva para resolver sus inquietudes".