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INFORMACIÓN DEBE ESTAR DISPONIBLE PREVIO AL DESARROLLO DE LA ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS

Actualizado: mar 7


Durante los tres primeros meses de cada año, los administradores de inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal debe convocar a todos los copropietarios a la asamblea general, con el fin de exponer la situacion financiera, legal y contable entre otros, como consecuencia de lo anterior surge el siguiente interrogante:

¿Qué Información debe estar disponible previo a la celebración de la asamblea general de copropietarios en el régimen de propiedad horizontal?

Con el fin de dar respuesta a la inquietud planteada resulta preciso traer a colación los siguientes artículos a efectos de determinar la naturaleza legal de la persona jurídica originada en la constitución de la propiedad horizontal en los siguientes términos:

  • Ley 675 de 2001

“ARTÍCULO 33. NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS. <Ver Notas del Editor> La persona jurídica originada en la constitución de la propiedad horizontal es de naturaleza civil, sin ánimo de lucro. Su denominación corresponderá a la del edificio o conjunto y su domicilio será el municipio o distrito donde este se localiza y tendrá la calidad de no contribuyente de impuestos nacionales, así como del impuesto de industria y comercio, en relación con las actividades propias de su objeto social, de conformidad con lo establecido en el artículo 195 del Decreto 1333 de 1986”

(Subrayas y negrilla fuera de texto)

  • Ley 222 de 1995

“ARTICULO 1o. SOCIEDAD COMERCIAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN DE ESTA LEY. El artículo 100 del Código de Comercio quedará así:

(…)

cualquiera que sea su objeto, las sociedades comerciales y civiles estarán sujetas, para todos los efectos, a la legislación mercantil”

(Subrayas y negrilla fuera de texto)

De la normativa en cita, es posible establecer que las copropiedades al tener una naturaleza de carácter civil deben aplicar las normas mercantiles en los aspectos no regulados por la Ley marco para este tipo de entidades. Así pues, a partir de un análisis armónico y sistemático de la Ley 675 de 2001, es posible concluir que los propietarios de bienes privados sometidos al régimen de propiedad horizontal gozan de la facultad para realizar la inspección[1] de libros contables y documentos de la copropiedad, dentro del término de quince (15) días antes de la realización de la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios.

Son objeto de inspección los siguientes documentos:

  • Libro de actas Asamblea General de Copropietarios.

  • Libro de actas Consejo de Administración.

  • Libros de contabilidad.

  • Comprobantes y soportes de contabilidad.

  • Estados financieros.

  • Los demás documentos de que trata el artículo 446 del Código de Comercio en lo que resulte aplicable en materia de propiedad horizontal el cual expresa lo siguiente:

A su vez el artículo 446 del Código de Comercio establece los documentos objeto de aprobación por parte de la Asamblea previa revisión de la junta Directiva y Representante Legal – Consejo de Administración y Administrador en régimen de propiedad horizontal – de la siguiente manera.

ARTÍCULO 446. <PRESENTACIÓN DE BALANCE A LA ASAMBLEA-DOCUMENTOS ANEXOS>. La junta directiva y el representante legal presentarán a la asamblea, para su aprobación o improbación, el balance de cada ejercicio, acompañado de los siguientes documentos:

1) El detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias del correspondiente ejercicio social, con especificación de las apropiaciones hechas por concepto de depreciación de activos fijos y de amortización de intangibles;

2) Un proyecto de distribución de utilidades repartibles con la deducción de la suma calculada para el pago del impuesto sobre la renta y sus complementarios por el correspondiente ejercicio gravable;

3) El informe de la junta directiva sobre la situación económica y financiera de la sociedad, que contendrá además de los datos contables y estadísticos pertinentes, los que a continuación se enumeran:

a) Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de remuneraciones que hubiere percibido cada uno de los directivos de la sociedad;

b) Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el literal anterior, que se hubieren hecho en favor de asesores o gestores vinculados o no a la sociedad mediante contrato de trabajo, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones;

c) Las transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o a cualquier otro que pueda asimilarse a éste, efectuadas en favor de personas naturales o jurídicas;

d) Los gastos de propaganda y de relaciones públicas, discriminados unos y otros;

e) Los dineros u otros bienes que la sociedad posea en el exterior y las obligaciones en moneda extranjera, y

f) Las inversiones discriminadas de la compañía en otras sociedades, nacionales o extranjeras;

4) Un informe escrito del representante legal sobre la forma como hubiere llevado a cabo su gestión, y las medidas cuya adopción recomiende a la asamblea, y

5) El informe escrito del revisor fiscal.

Los documentos indicados en el precitado artículo, al igual que los libros contables y demás comprobantes exigidos por la Ley, deberán estar a disposición de los copropietarios durante los quince (15) días hábiles que precedan a la reunión de la asamblea, lo anterior de conformidad a lo establecido en el artículo 447[2] del Código de Comercio.

Así las cosas, es claro que al asemejarse la naturaleza jurídica de una copropiedad a la de una sociedad comercial los documentos que están a disposición de los copropietarios son todos aquellos necesarios para la evaluación de la gestión y toma de decisiones en la asamblea ordinaria de copropietarios que se celebra anualmente, siempre y cuando el contenido de estos documentos no esté restringido o sean utilizados en detrimento de la copropiedad.

A partir de lo expuesto esperamos haber el interrogante planteado entorno a la disponibilidad de la información a los propietarios de inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal, previo al desarrollo de la asamblea general ordinaria de copropietarios.

[1] ARTICULO 48. DERECHO DE INSPECCION. Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.

(…)

[2] ARTÍCULO 447. DERECHO DE LOS ACCIONISTAS A LA INSPECCIÓN DE LIBROS. Los documentos indicados en el artículo anterior, junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley, deberán ponerse a disposición de los accionistas en las oficinas de la administración, durante los quince días hábiles que precedan a la reunión de la asamblea.

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